Microsoft Teams añade detección automática de ubicación de trabajo basada en Wi-Fi: lo que tu empresa necesita saber
La modalidad de trabajo híbrido se ha instalado como norma para muchas organizaciones, combinando oficinas físicas y teletrabajo.
En ese contexto, Microsoft ha anunciado que Teams incorporará una función de ubicación de trabajo basada en Wi-Fi, que establecerá automáticamente la ubicación del usuario cuando este se conecte a la red Wi-Fi corporativa o a ciertos periféricos identificados.
Este avance tiene el potencial de facilitar la coordinación de equipos, mejorar la gestión de espacios y reducir errores en la planificación presencial, pero también plantea importantes cuestiones sobre privacidad y control organizativo.
¿Cómo funciona la detección automática de ubicación en Teams?
La funcionalidad funciona mediante dos señales posibles, que los administradores pueden configurar:
- Conexión a una red inalámbrica (Wi-Fi) asignada a un edificio concreto.
- Conexión a un periférico (por ejemplo, un monitor o docking station) previamente mapeado por el sistema.
Cuando el usuario se conecta a la red o al periférico, Microsoft Teams puede cambiar automáticamente su ubicación – por ejemplo, de “remoto” a “oficina – Edificio A” – y esa información se puede ver en su perfil y en la lista de presencia de sus compañeros.
Algunas claves operativas:
- En muchos casos la funcionalidad está desactivada por defecto y requiere que el administrado la active mediante políticas (por ejemplo, el cmdlet New-CsTeamsWorkLocationDetectionPolicy).
- El usuario debe dar consentimiento explícito para que Teams use su ubicación Wi-Fi o periféricos.
- Sólo se actualiza durante las horas de trabajo definidas en el calendario de Outlook; fuera de ese horario la ubicación no se establecerá automáticamente.
Ventajas, retos y recomendaciones para tu empresa
Ventajas
- Mejora la visibilidad de quién está trabajando desde la oficina, lo cual facilita la gestión de espacios, reservas de sala y colaboración presencial.
- Automatiza una tarea que antes los usuarios tenían que hacer manualmente, reduciendo la fricción y errores de ubicación.
- Integra con el ecosistema Microsoft 365, lo que facilita su implementación si ya se utilizan herramientas como Teams, Outlook, Microsoft Places, etc.
Retos y consideraciones
- Privacidad del usuario: Algunos trabajadores pueden percibirlo como una forma de control o “vigilancia” de su ubicación.
- Políticas de consentimiento: Es esencial que la empresa informe claramente a los empleados – qué datos se recogerán, para qué se usarán, y com que opción de consentimiento cuentan.
- Exactitud del mapeo de redes: Para que el sistema funcione correctamente es necesario mapear correctamente los SSID/BSSID y vincularlos a edificios o zonas físicas. Si esto no se hace bien, la ubicación puede asignarse incorrectamente.
Recomendaciones para su implementación
- Realiza un inventario de los SSID/BSSID de tus sedes y define claramente “edificio/ubicación” para cada uno.
- Define una política de detección de ubicación en Teams, activándola sólo para los usuarios o grupos necesarios.
- Informa a tus empleados con transparencia, describe la funcionalidad, pide su consentimiento y ofrece una vía para que puedan desactivarla o ajustar su privacidad si lo desean.
- Monitorea el uso y percepción de esta funcionalidad, y ajusta según feedback interno – por ejemplo en políticas híbridas de trabajo.
- Acompaña la tecnología con un plan de cultura de trabajo híbrido, donde la ubicación física sea un factor de colaboración y no sólo de supervisión.
La nueva funcionalidad de detección automática de ubicación en Microsoft Teams marca un paso más en la evolución del trabajo híbrido. Para empresas que cuentan con sedes físicas y trabajo remoto, puede suponer una mejora en eficiencia y coordinación. No obstante, su valor dependerá de la forma en que se comunique, se configure y se respete la privacidad de los usuarios.
Si tu empresa ya utiliza el entorno Microsoft 365 y Teams, merece la pena evaluar este nuevo servicio, prepararte para su implementación (prevista para diciembre de 2025) y definir una estrategia que combine tecnología, cultura de trabajo y entendimiento claro con el equipo.
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