DeCA: qué es el nuevo Documento Electrónico de Control Administrativo para el transporte
La digitalización continúa transformando la gestión del transporte por carretera. Uno de los próximos cambios que deberán tener en cuenta las empresas del sector es la implantación obligatoria del DeCA, el Documento Electrónico de Control Administrativo.
Esta nueva obligación supone llevar al entorno digital el documento de control administrativo exigido en determinados transportes por carretera, sustituyendo su gestión tradicional en papel por un sistema electrónico que facilita su disponibilidad y consulta durante el servicio.
La obligatoriedad del formato digital llega el 5 de octubre de 2026, una fecha que las empresas de transporte y los diferentes operadores implicados deberán tener presente para adaptar sus sistemas y procesos de gestión documental.
¿Qué es el DeCA y para qué sirve?
El DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo) es la versión digital del documento de control administrativo utilizado en el transporte por carretera. Su función es recoger la información necesaria sobre el servicio de transporte y garantizar que esta documentación pueda estar disponible durante su realización.
La normativa establece que el documento debe generarse mediante una aplicación informática y estar disponible electrónicamente para su consulta durante el transporte. De esta manera, el proceso pasa de depender de documentación física a apoyarse en sistemas digitales que permiten generar, almacenar y consultar la información de forma más ágil.
El DeCA no supone crear desde cero una nueva documentación para el sector. La principal novedad es que el documento de control administrativo deberá ser necesariamente digital en los supuestos establecidos por la normativa.
¿Cuándo será obligatorio el DeCA?
La Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible establece la obligatoriedad de digitalizar el documento de control administrativo exigible para el transporte público de mercancías por carretera.
Con la entrada en vigor de esta obligación, el documento deberá gestionarse en formato digital a partir del 5 de octubre de 2026. La posterior Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características técnicas que deben cumplir tanto los documentos electrónicos como las aplicaciones utilizadas para generarlos.
Por ello, las empresas deberán asegurarse antes de esta fecha de que sus sistemas están preparados para generar y gestionar correctamente los documentos electrónicos.
¿A qué transportes afecta el DeCA?
El documento de control administrativo es obligatorio en los transportes interiores, es decir, aquellos cuyo origen y destino se encuentran dentro del territorio español, de acuerdo con la regulación aplicable.
La normativa también incluye dentro de esta obligación las operaciones de cabotaje realizadas en territorio español. Por el contrario, los transportes internacionales que discurran parcialmente por España se rigen por los documentos de control establecidos en los convenios internacionales correspondientes.
En el caso del transporte público de mercancías por carretera, el DeCA deberá contener los datos exigidos por la normativa del documento de control administrativo, entre ellos la información relativa al servicio, el origen y destino del envío y la mercancía transportada.
¿Qué requisitos debe cumplir un Documento Electrónico de Control Administrativo?
Para que un DeCA sea válido, no basta con convertir un documento en papel a formato digital. La normativa establece una serie de requisitos técnicos que deben cumplir tanto el documento como los sistemas utilizados para generarlo.
Entre los principales requisitos se encuentran:
- El documento debe generarse antes del inicio efectivo del servicio.
- Debe tener formato PDF y un tamaño máximo de 5 MB.
- Su generación debe ser nativa digital, por lo que no será válido escanear un documento en papel para convertirlo en un DeCA.
- Debe incorporar un código QR en el propio PDF.
- El código QR debe enlazar con una URL única y específica del documento.
- La URL debe utilizar el protocolo seguro HTTPS.
- El documento debe poder descargarse directamente durante la realización del servicio cuando sea requerido en una inspección.
- Los documentos generados deberán conservarse durante al menos un año.
Estos requisitos hacen que la implantación del DeCA no consista únicamente en cambiar el formato de un documento, sino en disponer de un sistema capaz de generar, almacenar y poner a disposición la documentación de acuerdo con las condiciones establecidas.
¿Cómo funcionará el DeCA durante el transporte?
El proceso comienza con la introducción de los datos necesarios en la aplicación utilizada por la empresa. Una vez que la información esté disponible, el sistema deberá generar el documento electrónico antes de que comience el servicio.
Cada DeCA contará con una dirección web única y un código QR asociado. El conductor deberá disponer de una copia del documento durante el transporte, que podrá llevar en formato electrónico en un dispositivo móvil o mediante una copia impresa.
En caso de una inspección, el conductor podrá mostrar el DeCA con su código QR o, en su defecto, el propio código QR. La URL asociada deberá permitir que los agentes autorizados descarguen directamente el documento en formato PDF.
Además, la URL no podrá dirigir a una página que requiera iniciar sesión, introducir credenciales o realizar pasos adicionales para acceder al documento. La descarga deberá realizarse de forma directa.
¿Qué ocurre si hay que modificar los datos del DeCA?
La operativa de un transporte puede cambiar una vez iniciado el servicio. Por este motivo, la normativa contempla la posibilidad de actualizar la información incluida en el DeCA.
Existen dos posibilidades:
- Modificar el documento electrónico existente, incorporando los nuevos datos y dejando constancia de la información anterior y del motivo de la modificación.
- Generar un nuevo documento electrónico, en cuyo caso se deberá conservar el documento original para garantizar la trazabilidad del cambio.
En ambos casos, el conductor deberá recibir el documento actualizado o el nuevo documento generado. Además, las aplicaciones deberán registrar la fecha y hora tanto de creación como de modificación del fichero electrónico.
¿Qué ventajas aporta la digitalización del documento de control?
Más allá de cumplir con una nueva obligación normativa, la implantación del DeCA supone avanzar hacia una gestión documental más digitalizada dentro del sector del transporte.
La disponibilidad electrónica de la documentación puede facilitar la gestión de los servicios, reducir la dependencia del papel y permitir un acceso más rápido a la información cuando sea necesario.
También favorece una mayor trazabilidad de los documentos, ya que los sistemas deben registrar cuándo se crea o modifica un DeCA y mantener los documentos disponibles durante el periodo establecido.
Para las empresas, el reto estará especialmente en integrar esta gestión dentro de sus procesos habituales para evitar que la generación y conservación de los documentos se conviertan en tareas manuales adicionales.
¿Cómo pueden prepararse las empresas para el DeCA?
La llegada del DeCA hace recomendable revisar con antelación las herramientas y procesos utilizados actualmente para gestionar la documentación de transporte.
Antes de la entrada en vigor de la obligatoriedad, las empresas deberían comprobar aspectos como:
- Si su software de gestión permite generar documentos electrónicos con los requisitos establecidos.
- Cómo se almacenarán y conservarán los DeCA durante el periodo obligatorio.
- Cómo se generará la URL única asociada a cada documento.
- Cómo se incorporará el código QR.
- Cómo se gestionarán las modificaciones de un documento durante el servicio.
- Cómo se facilitará al conductor el acceso al DeCA.
- Si los sistemas actuales pueden integrarse con otros procesos de gestión y digitalización de la empresa.
La preparación previa será especialmente importante para aquellas organizaciones que gestionan un elevado volumen de servicios, ya que automatizar la generación y almacenamiento de los documentos puede simplificar considerablemente su gestión.
DeCA y digitalización del transporte: un nuevo paso hacia la gestión electrónica La implantación del Documento Electrónico de Control Administrativo representa un nuevo avance en la digitalización del transporte por carretera. A partir del 5 de octubre de 2026, las empresas afectadas deberán estar preparadas para gestionar esta documentación en formato electrónico y cumplir con los requisitos técnicos establecidos.
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